Digitales Langzeitarchiv für Gemeinden
Digitale Archivierung leicht gemacht: sicher, gesetzeskonform und zentral betrieben.
Das Staatsarchiv des Kantons Bern unterstützt die Berner Gemeinden bei der digitalen Archivierung.
Mit dem Service BE-Archive erhält jede Gemeinde ein zentrales, langfristig sicheres digitales Langzeitarchiv – während der Kanton den technischen Betrieb übernimmt und die Gemeinden die Kontrolle über ihre Archivdaten behalten.
Für Gemeinden
Die Gemeinden bewirtschaften ihre Unterlagen zunehmend digital statt auf Papier. Der Kanton Bern stellt mit dem digitalen Langzeitarchiv (dLZA) eine gemeinsame Lösung bereit. Für die Gemeinden bedeutet das konkret:
- Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Archivierung
- Sie behalten die Kontrolle über ihre Daten und Inhalte
- Der Kanton betreibt das System und sorgt für Sicherheit sowie langfristige Speicherung
- Jede Gemeinde erhält einen eigenen, geschützten Bereich. Das dLZA ist als Gesamtsystem aufgebaut, in dem jede Gemeinde ihren eigenen, klar abgegrenzten Bereich (Mandanten) erhält. Dadurch bleiben die Daten zwischen den Gemeinden vollständig getrennt und sicher geschützt.
Zeitplan
Damit BE-Archive 2028 starten kann und die ersten Daten aus eBau archiviert werden können, sind in den nächsten Jahren einige Schritte erforderlich:
2026 – Einstieg
- Sie füllen die Gemeindebefragung aus
- Wir nehmen Kontakt mit der archivverantwortlichen Person Ihrer Gemeinde auf.
- Diese erhält regelmässig Informationen zum Projekt und wird per Newsletter über wichtige Entwicklungen informiert.
- Wir bieten Online-Informationsveranstaltungen an, in denen Sie mehr über BE-Archive erfahren.
2027 – Vorbereitung und Einführung
- Die archivverantwortliche Person jeder Gemeinde nimmt am Einführungs- und Schulungsprogramm teil. Dieses umfasst zwei Halbtage und findet zwischen April und Oktober 2027 statt.
- Der Mandant Ihrer Gemeinde im digitalen Langzeitarchiv wird eingerichtet und für die erste Ablieferung vorbereitet.
2028 – Betrieb und Ausbau
- Start des produktiven Betriebs von BE-Archive. Erste Aussonderungen aus eBau werden durchgeführt.
- Gemeinden können zusätzlich BE-Archive Plus einführen, um Daten aus kommunalen Systemen zu archivieren.
Was geschieht als Nächstes?
Bitte füllen Sie die Gemeindebefragung bis zum 18. September 2026 aus.
Ihre Antworten helfen uns, die richtigen Ansprechpersonen in Ihrer Gemeinde zu informieren und die Einführung von BE-Archive gut vorzubereiten.
Zudem können wir Schulungen, Informationen und Unterstützungsangebote besser auf die Gemeinden abstimmen.
Ab Herbst 2026 erhalten die Archivverantwortlichen aller Gemeinden den ersten Newsletter. Darin informieren wir über die nächsten Termine, Online-Informationsveranstaltungen und die Anmeldung zum Einführungsprogramm
Standard & Plus
BE-Archive umfasst folgende Angebote:
- BE-Archive Standard ist für alle Einwohnergemeinden obligatorisch. Jede Gemeinde erhält ein eigenes digitales Langzeitarchiv. Darin werden Daten aus gemeinsam genutzten Anwendungen von Kanton und Gemeinden (DGK-Applikationen: z.B. eBau) archiviert.
- Mit BE-Archive Plus können Gemeinden zusätzlich Daten aus ihren kommunalen GEVER-Systemen und weiteren Fachanwendungen archivieren. Dieses Angebot ist freiwillig und erweitert die Archivierung auf kommunale Systeme. Gemeinden, die bereits BE-Archive Standard nutzen, können BE-Archive Plus in der Regel ohne grossen Zusatzaufwand einführen.
| BE-Archive Standard | BE-Archive Plus | |
Betrieb Technischer und organisatorischer Betrieb durch den Kanton inkl. Wartungs- und Supportaufwände |
JA | JA |
Speicherplatz Jede Gemeinde erhält einen Speicherplatz für ihre archivierten Unterlagen im dLZA und DLS (Digitaler Lesesaal) |
JA | JA |
Zugriffe Pro Gemeinde ein Mandant mit einem Zugriff via BE-Login zur Verwaltung über das Archivinformationssystem (AIS) |
JA | JA |
Schulungen Im Betrieb werden regelmässig Schulungen für neu eintretende Mitarbeitende angeboten. |
JA | JA |
| Quellsysteme der zu archivierenden Unterlagen | eBau, künftig folgen weitere DGK-Applikationen | Kommunale GEVER-Systeme & Fachapplikationen |
Art des Ingests Art wie das Archivpaket ins dLZA kommt |
Standardisierte Übernahme von Archivpaketen aus dem Quellsystem, der Prozess ist vollständig automatisiert. | Sie laden Ihre SIP-Dateien manuell ins dLZA hoch, die anschliessende Weiterverarbeitung erfolgt ebenfalls vollständig automatisiert. |
Voraussetzungen Gemeinde Voraussetzungen, die die Gemeinden zur Nutzung erfüllen müssen |
Keine, der Anschluss an BE-Archive Standard wird im Rahmen der Einführung sichergestellt. | Die Gemeinde muss sicherstellen, dass ihre betroffene Applikation Archivpakete gemäss eCH‑0160 zur Verfügung stellen kann. Die Gemeinde muss über ein Ordnungssystem (Archivplan) verfügen, der im dLZA angelegt wird. |
| Verpflichtung | Obligatorisch für alle Einwohnergemeinden | Freiwillig |
Für den Betrieb des Systems, die Sicherheit sowie die langfristige Erhaltung der archivierten Daten ist das Staatsarchiv verantwortlich.
Unterstützungs- und Beratungsdienstleistungen
Sie müssen die digitale Archivierung nicht alleine bewältigen. Das Staatsarchiv unterstützt Sie bei fachlichen, organisatorischen und technischen Fragen.
Bei Bedarf können zusätzlich externe Archivberatende beigezogen werden. Die Arten der Dienstleistungen der Archivberatenden reichen von einzelnen Beratungsgesprächen über die Ausführung von Konzeptarbeiten bis hin zur (dauerhaften) Bewirtschaftung des kommunalen Archivs. Das Staatsarchiv wird die archivverantwortlichen Personen der Gemeinden rechtzeitig über das Vorgehen zum Bezug des Angebots informieren.
Kontakt
Morgane Le Roux
Ist die zentrale Ansprechperson für die Gemeinden und koordiniert die fachlichen Aspekte von BE-Archive. Sie verantwortet Schulungen und Beratungen sowie die Zusammenarbeit zwischen Gemeinden und Kanton. Dabei stehen der direkte Austausch mit den Gemeinden, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und die gemeinsame Weiterentwicklung der Archivarbeit im Vordergrund.
Nina Ingold
Ist erste Anlaufstelle für technische Fragen. Sie sorgt dafür, dass die Systeme von BE-Archive zuverlässig betrieben und weiterentwickelt werden. In enger Zusammenarbeit mit den Gemeinden praxisnahe Lösungen zu erarbeiten steht dabei im Zentrum.