Schutzfristen und Einsichtsgesuche

Die Bestände des Staatsarchivs sind prinzipiell öffentlich zugänglich. Bestimmte Akten unterstehen aber Schutzfristen, die spezielle Verfahren für die Einsichtnahme verlangen. Hier erfahren Sie, um welche Akten es sich dabei handelt, und wie Sie für die Akteneinsicht vorgehen müssen. Rechnen Sie dafür bitte genügend Zeit ein. Die Prüfung Ihres Einsichtsgesuches kann mehrere Arbeitstage in Anspruch nehmen.

Die Bestände des Staatsarchivs sind im Prinzip öffentlich zugänglich. Die Einsichtnahme richtet sich nach den Bestimmungen der Gesetze und Verordnungen über die Archivierung (ArchG; BSG 108.1 und ArchV, BSG 108.111), über den Datenschutz (KDSG; BSG 152.04 und DSV; BSG 152.040.1) und die Information der Bevölkerung (Informationsgesetz, IG; BSG 107.1 und Informationsverordnung; IV; BSG 107.111).

• Unterlagen, die bereits vor ihrer Ablieferung an das Staatsarchiv öffentlich zugänglich waren, bleiben dies weiterhin und können frei eingesehen werden.
• Für Unterlagen aus der Verwaltung gilt eine Schutzfrist von 30 Jahren.
• Für Unterlagen mit besonders schützenswerten Personendaten gilt eine Schutzfrist von 110 Jahren beziehungsweise eine Schutzfrist von drei Jahren nach dem Tod der Person.
• Die Einsichtnahme in Krankengeschichten ist nur unter strengen Bedingungen möglich. 
• Bei Unterlagen privater Herkunft gelten teilweise besondere Vereinbarungen.

• Wünschen Sie Einsicht in Verwaltungsakten, die jünger als 30 Jahre sind, müssen Sie die Genehmigung der aktenbildenden Behörde einholen. Bitte setzen Sie sich direkt mit der betreffenden Amtsstelle in Verbindung, um eine schriftliche Einsichtsbewilligung zu erhalten. Geben Sie der Amtsstelle die entsprechenden Signaturen bekannt. 
• Enthalten die Akten, die Sie einsehen möchten, besonders schützenswerte Personendaten nach KDSG Artikel 3, benötigen Sie eine Bewilligung. Bitte stellen Sie uns hierfür ein formelles Gesuch in schriftlicher Form um Akteneinsicht mit der Angabe Ihrer Fragestellung, Ihres Forschungsthemas und Ihrer Postadresse zu. Senden Sie dieses bitte an staatsarchiv@be.ch. 
• Falls Sie Krankengeschichten einsehen möchten, müssen Sie schriftlich ein begründetes Gesuch an das Staatsarchiv richten, welches von den aktenbildenden Kliniken oder ihren Nachfolgeinstitutionen beurteilt wird.
• Für die Einsichtnahme in Grundbücher wenden Sie sich bitte direkt an das zuständige Grundbuchamt.