Kantonale Behörden, die der Anbietepflicht unterstehen, erfahren hier, wie sie ihre Unterlagen dem Staatsarchiv anbieten und abliefern. Je nach Informationsträger sind dabei unterschiedliche Vorgaben zu beachten.
Das Staatsarchiv berät die kantonalen Behörden in allen Belangen der Archivierung.
Es richtet sich dabei nach der Weisung zur Ablieferung und nach der Bewertungsrichtlinie.
Weisung zur Ablieferung von Unterlagen und Findmitteln an das Staatsarchiv
Bewertungsrichtlinie des Staatsarchivs Bern
Die kantonalen Behörden (der Grosse Rat, der Regierungsrat, die Direktionen und die Staatskanzlei, die Ämter und Dienststellen der Zentralverwaltung, die Justizbehörden, die Universität und die Hochschulen) bieten ihre Unterlagen, die sie nicht mehr ständig benötigen, dem Staatsarchiv zur dauernden Archivierung an. Unterlagen sind spätestens zehn Jahr nach dem Abschluss des Geschäfts anzubieten. Behörden, die aufgelöst werden, müssen ihre Unterlagen ebenfalls dem Staatsarchiv anbieten.
Unterlagen anbieten
Das Staatsarchiv bewertet die Unterlagen nach ihrer rechtlichen und historischen Bedeutung und ihrem Informationsgehalt. Als Grundlage für die Bewertung dient das Angebotsverzeichnis, das von der anbietenden Stelle erstellt werden muss.
Hierzu steht Ihnen folgende Vorlage Angebotsverzeichnis zur Verfügung:
Zwischen der abliefernden Stelle und dem Staatsarchiv muss eine schriftliche Ablieferungsvereinbarung unterzeichnet werden. Erst dann darf die Aufbereitung und Ablieferung (bzw. Vernichtung) der Unterlagen in die Wege geleitet werden.
Unterlagen aufbereiten und abliefern
Bis zur faktischen Übernahme der Unterlagen durch das Staatsarchiv trägt die anbietepflichtige Behörde die Kosten für die Aufbereitung und Überführung ins Staatsarchiv.
Die Aufbereitung und Überführung der archivwürdigen Unterlagen richtet sich nach dem Merkblatt Verpackung.
Das Staatsarchiv vermittelt auf Anfrage die Bezugsadressen von Archivschachteln und alterungsbeständigem Verpackungsmaterial.
Ablieferungen sind dem Staatsarchiv mindestens zehn Tage im Voraus voranzukündigen. Das Staatsarchiv übernimmt nur Akten, die ihm vorgängig angeboten und auf ihre Archivwürdigkeit hin bewertet wurden. Der Transport wird durch die abliefernde Stelle organisiert und finanziert. Für den Transport benutzen Sie bitte den Lieferantenzugang (Zufahrt via Hallerstrasse, Falkenweg – Einfahrt signalisiert).
Das Staatsarchiv erhält ein Verzeichnis der abgelieferten Dossiers. Mit der physischen Überführung der Unterlagen wird das Ablieferungsverzeichnis dem Staatsarchiv gleichzeitig in elektronischer Form zugestellt.
Analoge Ablieferungsplanung
Die Direktionen und Ämter der Zentralverwaltung, die im Rahmen des Programms Digitale Geschäftsverwaltung und Archivierung (DGA) den Wechsel auf das digitale Primat vollzogen haben, bieten die analogen Unterlagen, die vor dem jeweiligen Einführungszeitpunkt von BE-GEVER erstellt wurden, in Papierform an. Um die Ablieferung dieser Papierunterlagen planen zu können, wird pro Direktion ein Vorhaben zur analogen Ablieferungsplanung lanciert. Die abliefernde Stelle erhebt in Abstimmung mit dem Staatsarchiv die Standorte sämtlicher physischer Ablagen und deren Umfänge. Die darin enthaltenen Unterlagen werden dem Staatsarchiv angeboten und von diesem bewertet. Zudem wird in einer Ablieferungsvereinbarung deren Ablieferungszeitpunkt geregelt. Es sind grundsätzlich zwei Ablieferungsetappen vorgesehen.
Unterlagen aus elektronischen Systemen
Digitale Unterlagen sind den Papierunterlagen gemäss Art. 7 des Gesetzes über die Archivierung (ArchG) gleichgestellt. Das Staatsarchiv entscheidet, ob Unterlagen auf Papier oder in elektronischer Form archiviert werden. Das Staatarchiv ist bereits bei der Planung neuer elektronischer Systeme (Fachapplikationen) beizuziehen und in angemessener Form am Projekt zu beteiligen, damit es die darin geführten Unterlagen bewerten kann.
Mehr Informationen zur digitalen Geschäftsverwaltung und Archivierung finden Sie hier:
Abgabe von Amtsdruckschriften und Publikationen
Die kantonalen Behörden geben dem Staatsarchiv ein Belegexemplar von jeder Amtsdruckschrift oder anderweitigen Publikation von dokumentarischem Wert ab, die sie veröffentlichen.
Akten suchen und benutzen (Ausleihen)
Die Archivbestände des Staatsarchivs sind im Online-Inventar recherchierbar.
Die abliefernde Behörde darf ihr Archivgut grundsätzlich auch nach der Ablieferung ans Staatsarchiv weiterhin benutzen. Sie kann darum ihre Unterlagen kurzfristig ausleihen. Andere Behörden brauchen während der Verwaltungsfrist von 30 Jahren für die Einsichtnahme die Bewilligung der abliefernden Stelle. Ausgeliehene Akten dürfen nicht verändert und auch nicht durch neue Akten ergänzt werden.