Autorités cantonales

Les autorités cantonales soumises à l’obligation de proposer des documents trouveront ici des informations sur la manière de proposer et de verser des documents aux Archives de l’État. Les prescriptions applicables varient en fonction des supports d’information.

Les Archives de l’État conseillent l’administration cantonale sur toutes les questions relatives à l’archivage. Elles s’appuient pour cela sur la directive sur le versement des documents et des instruments de recherche aux Archives de l’État et sur la directive sur l’évaluation (en allemand). 

Les autorités cantonales (Grand Conseil, Conseil-exécutif, Directions et Chancellerie d’État, offices et services de l’administration centrale, autorités de justice, université et hautes écoles) proposent aux Archives de l’État les documents dont elles ne se servent plus régulièrement en vue de leur conservation définitive. Les documents doivent être proposés au plus tard dix ans après la clôture du dossier. Les autorités qui sont dissoutes doivent également proposer leurs documents aux Archives de l’État.

Les Archives de l’État évaluent la valeur historique et juridique des documents ainsi que l’information qu’ils contiennent. Elles fondent leur évaluation sur l’inventaire que doivent établir les services qui proposent les documents, d’après le modèle d’inventaire des documents proposés.

Le document suivant est disponible à cet effet:

Le service versant et les Archives de l’État doivent signer une convention de versement. Ce n’est qu’à partir de ce moment-là que la préparation et le versement (ou l’élimination) des documents peuvent commencer.

Les coûts de la préparation et du versement sont supportés par l’autorité soumise à l’obligation de proposer ses documents jusqu’à leur prise en charge effective par les Archives de l’État.

Les documents à archiver doivent être préparés et versés conformément aux instructions figurant sur la marche à suivre pour bien conditionner les documents.

Les Archives de l’État fournissent sur demande les adresses de fournisseurs de boîtes d’archivage et de matériel de conditionnement inaltérable.

Les versements doivent être annoncés au moins dix jours à l’avance aux Archives de l’État. Celles-ci prennent en charge uniquement des dossiers qui leur ont été proposés et dont elles ont évalué la valeur archivistique. Le transport est organisé et financé par le service versant. Les versements sont réceptionnés à l’entrée des livraisons (accès par la Hallerstrasse, Falkenweg – l’entrée est signalisée).

Les Archives de l’État reçoivent un inventaire des dossiers versés. L’inventaire des documents versés est transmis électroniquement aux Archives de l’État au moment du transfert physique des documents.

Les Directions et les offices de l’administration centrale qui ont achevé le passage au primat numérique dans le cadre du Programme de gestion des affaires et archivage électroniques (GAE) remettent les documents analogiques qui ont été établis avant l’introduction de BE-GEVER en version papier. Pour pouvoir planifier ce versement des documents sur papier, chaque Direction lance un projet de planification du versement des documents sur support analogique. D’entente avec les Archives de l’État, le service versant répertorie les emplacements de toutes les archives courantes sur support analogique et leur volume. Les documents figurant sur le répertoire sont proposés aux Archives de l’État qui les évaluent. Enfin, la date de versement est fixée dans une convention. Deux étapes de versement sont prévues en principe.

Les documents électroniques sont assimilés aux documents sur papier selon l’article 7 de la loi sur l’archivage (LArch). Les Archives de l’État décident si les documents sont archivés sous forme papier ou sous forme numérique. Elles doivent être consultées dès la planification de nouveaux systèmes électroniques (Fachapplikationen/applications spécifiques) et être impliquées dans le projet afin qu’elles puissent évaluer les documents qui en font partie.
Pour en savoir plus sur la gestion des affaires et l’archivage électroniques:

Les autorités cantonales remettent gratuitement aux Archives de l’État un exemplaire justificatif de chaque publication officielle ou autre publication d’intérêt documentaire qu’elles publient.

L’inventaire en ligne des Archives de l’État de Berne permet d’effectuer des recherches dans leurs fonds d’archives.

L’autorité versante peut continuer de consulter ses fonds d’archives, même après les avoir versés aux Archives de l’État. Elle peut ainsi emprunter ses documents pour un court délai. Les autres autorités, elles, ont besoin de l’autorisation de l’autorité versante pendant le délai administratif de 30 ans pour consulter des documents qu’elles n’ont pas produits. Les dossiers prêtés ne doivent pas être modifiés ni complétés avec de nouveaux documents.