Die elektronische Geschäftsverwaltung GEVER umfasst alle Aktivitäten und Regeln für die Planung, die Steuerung, die Kontrolle und den Nachweis von Dossiers und Dokumenten während deren gesamten Lebenszyklus von der Erstellung bis zur Vernichtung bzw. Archivierung.
Die Geschäftsverwaltung umfasst
- Aktenführung
- Ablaufsteuerung
- Geschäftskontrolle
Dadurch wird die systematische Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge in Form von Dossiers unterstützt und damit der zuverlässige Nachweis und die Transparenz der Verwaltungstätigkeit gewährleistet sowie eine wirksame und effiziente Geschäftstätigkeit erzielt.
Im Programm «Digitale Geschäftsverwaltung und Archivierung» (DGA) wurde das notwendige organisatorische Regelwerk (Verordnung, Weisungen, Hilfsmittel) für eine rechtskonforme digitale Geschäftsverwaltung in der Zentralverwaltung des Kantons Bern erarbeitet. Das Programm beinhaltet zudem die flächendeckende Einführung eines GEVER-Systems in der gesamten Kantonsverwaltung. Eine funktionierende elektronische Geschäftsverwaltung ist die Voraussetzung für die Archivierung von digitalen Unterlagen.
Programm DGA
GEVER-Weisung
Vorlage Organisationsvorschriften
Vorlage Ordnungssystem
Hilfsmittel zu Ordnungssystem und Dossierbildung
Gesetzgebung über die digitale Verwaltung
Das Gesetz über die digitale Verwaltung (DVG) und die Ausführungsverordnung (DVV) traten am 1. März 2023 in Kraft (www.be.ch/dvg). Nach Art. 1 i.V.m. Art. 30 DVV müssen Behörden, die noch kein GEVER-System haben, innert einer Übergangsfrist von vier Jahren (bis 1.3.2027) ein GEVER-System beschaffen, das den Anforderungen gemäss der DVV genügt (so auch die Universität/Hochschulen). Die kantonalen Behörden (Kantonsverwaltung und Justiz) müssen als GEVER-System dasjenige der kantonalen ICT-Grundversorgung nutzen (Service BE-GEVER).
Der Kanton Bern bekennt sich somit zur flächendeckenden Einführung von GEVER-Systemen bei allen Behörden und autonomen Trägern öffentlicher Aufgaben. Die Nachvollziehbarkeit des Behördenhandelns ist nur sichergestellt, wenn digitale Unterlagen in einem GEVER-System geführt werden (bzw. in einer Fachapplikation für den entsprechenden spezifischen Geschäftsprozess).
Anforderungen an ein GEVER-System:
Die digitalen Dokumente müssen verlässlich sein bezüglich Autorschaft, Datierung und Versionierung, dürfen nicht unbefugt eingesehen, verändert oder gelöscht werden und müssen archivfähig sein. Die Dokumente werden in Form von Dossiers gespeichert. Diese Anforderungen können mit einem GEVER-System erfüllt werden, während M365 (Microsoft Teams), Shares (Laufwerke) oder Sharepoints diese Anforderungen nicht erfüllen. In GEVER-Systemen können ein Ordnungssystem und Metadaten hinterlegt werden, um den Lebenszyklus von Unterlagen sicherzustellen, und GEVER-Systeme unterstützen die automatisierte Konvertierung von Dokumenten in archivtaugliche Dateiformate und verfügen über eine archivische Ablieferungsschnittstelle nach eCH-0160 (Archivische Ablieferungsschnittstelle). M365 (Microsoft Teams), Shares (Laufwerke) oder Sharepoints hingegen unterstützen die vorgenannte Funktionalität nicht. Eine Erweiterung von M365 (Microsoft Teams) oder Sharepoints um Metadaten (beispielsweise mittels MS Purview und MS Power Automate), um eine Konvertierungslösung und um eine Ablieferungsschnittstelle nach eCH-0160 ist hinsichtlich der Kosten für Aufbau, Lizenzen und Unterhalt nicht wirtschaftlich und mangels Releasefähigkeit risikobehaftet. Aus diesen Gründen sowie aufgrund der ISDS-Anforderungen setzt der Kanton Bern auf GEVER-Systeme für die vorgabenkonforme digitale Geschäftsverwaltung.