La gestion électronique des affaires est l’ensemble des activités et des règles nécessaires à la planification, au contrôle et à la traçabilité des dossiers et des documents durant tout leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur archivage.
La gestion des affaires englobe:
- La gestion des dossiers,
- Le contrôle de flux,
- Le contrôle des affaires.
Les différents éléments composant une affaire sont enregistrés de manière systématique de façon à for-mer un dossier. Les dossiers constituent des preuves fiables, garantissent la transparence des activités de l’État et permettent une gestion des affaires efficace et efficiente.
Le Programme «Gestion des affaires et archivage électroniques» (GAE) établit les règles organisationnelles nécessaires (ordonnance, directives, manuel) pour une gestion des affaires conforme au droit dans l’administration centrale du canton de Berne. Le programme GAE prévoit en outre l’introduction généralisée d’un système GEVER dans l’ensemble de l’administration cantonale. La gestion électronique des affaires est la condition préalable à un archivage des documents numérisés.