La gestion électronique des affaires est l’ensemble des activités et des règles nécessaires à la planification, au contrôle et à la traçabilité des dossiers et des documents durant tout leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur archivage.
La gestion des affaires englobe:
- La gestion des dossiers,
- Le contrôle de flux,
- Le contrôle des affaires.
Les différents éléments composant une affaire sont enregistrés de manière systématique de façon à former un dossier. Les dossiers constituent des preuves fiables, garantissent la transparence des activités de l’État et permettent une gestion des affaires efficace et efficiente.
Le Programme « Gestion des affaires et archivage électroniques » (GAE) établit les règles organisationnelles nécessaires (ordonnance, directives, manuel) pour une gestion des affaires conforme au droit dans l’administration centrale du canton de Berne. Le programme GAE prévoit en outre l’introduction généralisée d’un système GEVER dans l’ensemble de l’administration cantonale. La gestion électronique des affaires est la condition préalable à un archivage des documents numérisés.
Programme GAE
Directive GEVER
Modèle de Directives d’organisation (en allemand)
Modèle de plan de classement (en allemand)
Notice sur le plan de classement et la constitution des dossiers (en allemand)
Législation sur l’administration numérique
La loi sur l’administration numérique (LAN) et son ordonnance d’exécution (OAN) sont entrées en vigueur le 1er mars 2023 (Administration numérique (be.ch)). Selon l’article 1 en relation avec l’article 30 de l’OAN, les autorités qui ne disposent pas encore d'un système GEVER doivent, dans un délai transitoire de quatre ans (jusqu’au 1.3.2027), se procurer un système GEVER qui répond aux exigences de l’OAN (ceci concerne également les universités/hautes écoles). Les autorités cantonales (administration cantonale et justice) doivent utiliser le système GEVER mis à disposition par l’office cantonal d’informatique (service BE-GEVER, application de groupe).
Le canton de Berne s’engage ainsi à l’introduction généralisée de systèmes de gestion des affaires auprès de toutes les autorités et organisations autonomes chargées de tâches publiques. La traçabilité des actions des autorités n’est garantie que si les documents numériques sont classés dans un système GEVER (ou dans une application spécialisée propre à des processus spécifiques).
Exigences d’un système GEVER :
Les auteures et auteurs, la datation et le versionnage des documents numériques doivent être fiables ; les documents numériques ne doivent pas pouvoir être consultés, modifiés ou supprimés sans autorisation et le format des fichiers doit être adapté à l’archivage. Les documents sont enregistrés dans des dossiers. Ces exigences peuvent être satisfaites à l’aide d’un système GEVER ; en revanche M365 (Microsoft Teams), un explorateur de fichiers ou Sharepoint ne remplissent pas ces exigences. Dans les systèmes GEVER, il est possible d’enregistrer un plan de classement et des métadonnées afin de gérer le cycle de vie des documents. En outre, les systèmes GEVER permettent la conversion automatique des documents vers des formats adaptés à l’archivage et disposent d’une interface de versements archivistiques conforme à la norme eCH-0160: Interface de versements archivistiques. Or, cette fonctionnalité n’est pas prise en charge par M365 (Microsoft Teams), un explorateur de fichiers ou Sharepoint. Une extension de M365 (Microsoft Teams) ou de Sharepoint avec des métadonnées (par exemple à l’aide de MS Purview et MS Power Automate), une solution de conversion des formats et une interface de versements conforme à la norme eCH-0160 est possible mais n’est pas rentable du point de vue des coûts de mise en place, des licences et de maintenance, et est risquée du fait de l’absence de compatibilité avec d’anciennes versions. Pour ces raisons ainsi qu’au vu des exigences relatives à la sûreté de l’information et à la protection des données, le canton de Berne mise sur les systèmes GEVER pour une gestion numérique des affaires conforme aux dispositions en vigueur.