La gestion électronique des affaires est l’ensemble des activités et des règles nécessaires à la planification, au contrôle et à la traçabilité des dossiers et des documents durant tout leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur archivage.
La gestion des affaires englobe:
- La gestion des dossiers,
- Le contrôle de flux,
- Le contrôle des affaires.
Les différents éléments composant une affaire sont enregistrés de manière systématique de façon à for-mer un dossier. Les dossiers constituent des preuves fiables, garantissent la transparence des activités de l’État et permettent une gestion des affaires efficace et efficiente.
Le Programme «Gestion des affaires et archivage électroniques» (GAE) établit les règles organisationnelles nécessaires (ordonnance, directives, manuel) pour une gestion des affaires conforme au droit dans l’administration centrale du canton de Berne. Le programme GAE prévoit en outre l’introduction généralisée d’un système GEVER dans l’ensemble de l’administration cantonale. La gestion électronique des affaires est la condition préalable à un archivage des documents numérisés.
Programme GAE
Directive GEVER
Modèle de Directives d’organisation (en allemand)
Modèle de plan de classement (en allemand)
Notice sur le plan de classement et la constitution des dossiers (en allemand)
Législation sur l'administration numérique
La Loi sur l'administration numérique (LAN) et son Ordonnance d’exécution (OAN) sont entrées en vigueur le 1er mars 2023 (Administration numérique (be.ch)). Selon l'art. 1 en relation avec l'art. 30 de l’OAN, les autorités qui ne disposent pas encore d'un système GEVER doivent, dans un délai transitoire de quatre ans (jusqu'au 1.3.2027), se procurer un système GEVER qui répond aux exigences de l’OAN (ceci concerne également les universités/hautes écoles). Les autorités cantonales (administration cantonale et justice) doivent utiliser le système GEVER mis à disposition par l’office cantonal d’informatique (service BE-GEVER, application de groupe).