Programme «Gestion des affaires et archivage électroniques» (GAE)

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Programme «Gestion des affaires et archivage électroniques» (GAE)

Le Programme «Gestion des affaires et archivage électroniques» (GAE) comprend l’introduction d’un système électronique de gestion des affaires (BE-GEVER) dans l’administration cantonale bernoise ainsi que la mise à disposition d’archives électroniques (eArchiv).

Le cycle de vie d’une affaire, depuis son ouverture jusqu’à l’archivage
Le cycle de vie d’une affaire, depuis son ouverture jusqu’à l’archivage

La mise en œuvre de la gestion des affaires et de l’archivage électroniques marque l’introduction, dans l’administration centrale, de processus et de rôles minimaux dans tout le cycle de vie des documents (de leur création à leur archivage) au moyen d’un règlement à plusieurs échelons.

Les deux principaux systèmes implémentés par le programme GAE
Les deux principaux systèmes implémentés par le programme GAE

Ces exigences organisationnelles se traduisent techniquement par l’acquisition et la mise en place d’un système central de gestion des affaires (BE-GEVER) et d’archives électroniques (eArchiv). BE-GEVER relève de la responsabilité de l’OIO, eArchiv de celle des Archives de l’Etat.

  • Qu’est-ce que la gestion des affaires?

Objectifs

Ces normes et l’infrastructure centrale permettront de remplir les conditions d’une gestion des affaires conforme au droit et ordonnée et de mettre en œuvre la loi sur l’archivage à l’heure du numérique.

Phase Etude de projet

Les instructions relatives à l’organisation (IO) d’une gestion des affaires et archivage électroniques, qui s’appuient sur des règles bien définies, ont été établies entre 2013 et 2014, notamment la directive GEVER, la Directive sur le versement des documents et des instruments de recherche aux Archives de l’Etat et la Directive d’évaluation (entrée en vigueur en 2015).

Phase Réalisation

Entre 2014 et 2017, les projets majeurs suivants ont été mis en œuvre: Projet Infrastructure de base (IB) pour évaluer et implémenter un produit de gestion des affaires (BE-GEVER) obligatoire dans tout le canton, Projet de mise en place de systèmes de classement (SC) et d’instructions relatives à l’organisation (IO) ainsi que Projet Guide de mise en œuvre (GO) pour implémenter les outils servant à introduire la gestion des affaires dans les Directions.

Phase Introduction

Entre 2017 et 2022, il est prévu d’introduire le système de gestion des affaires BE-GEVER dans les Directions en tant que projets de mise en œuvre décentralisée et, par ailleurs, de préparer l’eArchive (eA) pour la production et de mettre en place une salle de lecture numérique.

Déroulement et étapes

Représentation schématique de GAE
Représentation schématique de GAE

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